La firma digitale rappresenta uno strumento di certificazione elettronica, equivalente alla firma autografa, che per rapidità ed efficienza viene utilizzata sempre più spesso per la sottoscrizione delle polizze fidejussorie (chiamate anche cauzioni o fideiussioni).

La Firma Digitale, cos’è e che differenza c’è con la firma elettronica?

Come abbiamo detto la firma digitale equivale alla firma autografa e quindi ha valenza legale per quanto riguarda la certificazione di documenti e pratiche.

Ma la firma elettronica digitale equivale alla firma elettronica? Quali possibilità esistono per firmare un documento digitalmente?

No, la firma elettronica digitale non corrisponde alla firma elettronica: si tratta di due modalità di autenticazione di un documento digitale differenti. La prima ha valenza legale; la seconda risulta priva di valore legale.

Vi sono quindi diverse possibilità per firmare un documento digitale.

Vediamole in breve:

  • firma elettronica;
  • firma elettronica qualificata;
  • firma elettronica digitale.

La firma elettronica semplice si ottiene apponendo la propria firma sullo schermo tramite pennino o scansionando la propria firma. Come tale non permette di garantire l’integrità e l’autenticità di un documento. Non ha valore legale.

La firma elettronica qualificata invece ha valore legale poiché la certificazione avviene attraverso strumenti rilasciati da prestatori di servizi fiduciari qualificati, che garantiscono l’originalità e l’autenticità del documento. 

Per avere un’idea di questi servizi, forniamo due liste; una per i servizi attivi in Europa, l’altra per quelli attivi in Italia:

Si tratta quindi di una firma avanzata che consente una stretta connessione tra il documento sottoscritto e la firma. 

Viene creata grazie a un dispositivo sicuro, di solito una smart card rilasciata da un ente certificatore, e basata su di un certificato qualificato oppure su altri strumenti.

La firma elettronica digitale è una forma di firma elettronica qualificata basata su sistemi crittografici asimmetrici, che comprendono una coppia di chiavi (una pubblica e una privata) usata per garantire l’integrità e l’originalità dei documenti firmati. Normalmente la chiave privata è usata dal firmatario mentre quella pubblica dall’Ente che vuole verificare la firma. Anche questa, come si è detto, ha valore legale.

Dunque, cosa serve per avere una firma elettronica digitale?

Serve una smart card o un sistema con il certificato digitale di sottoscrizione rilasciato da un Certificatore accreditato, uno strumento per leggere la smart card o per recuperare il certificato digitale di sottoscrizione e un software per la firma digitale.

Per caso corrisponde alla PEC?

No: la firma elettronica digitale permette di firmare i singoli documenti, mentre la PEC è un sistema per dare validità legale alle comunicazioni scambiate tramite un servizio di posta elettronica.

Come ottenere una Firma Digitale

Per ottenere una firma digitale, bisogna seguire tre passaggi: 

  • Ottenere un kit per la firma digitale;
  • verificare l’identità;
  • attivare il kit acquistato.

Di kit ne esistono diversi, dalle Key USB alle Token USB, ai lettori di smart card, ai kit per la firma da remoto, forniti dai prestatori di servizi fiduciari qualificati visti prima. 

Di solito vengono associati a delle smart card con il certificato di firma digitale e, a volte, anche con il certificato per la Carta Nazionale dei Servizi o CNS, utile per accedere ai servizi della Pubblica Amministrazione.

I formati digitali dei documenti e le tipologie di Firma Digitale

Il documento informatico da firmare digitalmente deve essere redatto in un formato statico. 

Ciò significa che i documenti .xls, .doc, .odt, .ods, etc. sono meno adatti a essere sottoscritti come documenti digitali rispetto al PDF-a. Infatti sarebbero modificabili anche dopo la firma.

Le tipologie di firma digitale più usate per questi file sono:

  • Il .p7m  (Firma CAdES), che è un’estensione del file utilizzato e si aggiunge quindi al suo formato. Per esempio, un documento .docx, sottoscritto con Firma CAdES, avrà come estensione .docx.p7m.;
  • la firma PDF (Firma PAdES), che è una modalità di firma alternativa alla firma CAdES, ma valida solo per i PDF. Si consiglia di utilizzarla solo se l’Ente ha dichiarato di accettare questa tipologia di firma digitale e facendone menzione nei procedimenti amministrativi in cui si applica e nel proprio sito web.

La firma digitale è quindi uno strumento molto utile per sostituire la firma autografa fisica nel caso in cui vi fossero molti documenti da firmare e nel caso fosse possibile riceverli, validarli, trasmetterli e immagazzinarli digitalmente.

Cauzioni e Fideiussioni con Firma Digitale

È possibile infatti sottoscrivere digitalmente qualsiasi documento elettronico, per esempio fatture, comunicazioni alle Pubbliche amministrazioni, contratti, visure camerali, e tanti altri, come anche le fideiussioni e le cauzioni.

Il meccanismo di firma digitale permette infatti di abbreviare i tempi di emissione e di consentire, alla società che la richiede, di ricevere le cauzione direttamente sulla propria casella email e di consegnarla, insieme agli altri documenti richiesti, all’Ente Appaltante. Oppure permette di caricarla sulle piattaforme digitali sempre più in voga nelle Pubbliche Amministrazioni.

Garantisce quindi la piena validità dei documenti e un notevole risparmio di tempo per le aziende partecipanti a gare d’appalto o esecutrici di un contratto d’appalto.

Più esattamente la firma elettronica digitale garantisce:

a) L’integrità: il documento non è stato manomesso o modificato dopo la sottoscrizione;

b) l’autenticità: l’identità di chi firma è chiara e univoca (il firmatario è l’unico a conoscenza della chiave privata che attiva la firma)

c)  il non ripudio: l’autore non può disconoscere il documento firmato;

d) il valore legale: il documento informatico firmato digitalmente ha lo stesso valore legale di un documento cartaceo sottoscritto con firma autografa.

E la firma digitale per le fideiussioni di TuttoCauzioni.it?

TuttoCauzioni.it: Fideiussione o cauzione in Firma Digitale

Le nostre fideiussioni hanno i requisiti di autenticità, integrità e non ripudio come indicato nel DPCM del 13 gennaio 2004 e nel successivo D.Lgs. n° 82 del 07 marzo 2005 (aggiornato dal D.Lgs n° 159 del 04 aprile 2006, dal D.Lgs. n. 235/2010 e s.m.i.) denominato CODICE DELL’AMMINISTRAZIONE DIGITALE

Infatti, ogni cauzione rilasciata in firma digitale ha piena validità legale e non può essere ripudiata dal sottoscrittore.

Tale validità è stata anche confermata come dimostra l’atto n.214 del 24/11/2011 dell’Anac

In sintesi, la firma elettronica qualificata o la firma digitale garantiscono la bontà, l’autenticità e il valore legale di un contratto di fideiussione (e di ogni altro documento) e permettono di poter operare in piena tranquillità senza il rischio di stipulare contratti di fideiussione falsi o certificati da enti non autorizzati.

Sempre più spesso le Stazioni Appaltanti stanno facendo e faranno uso di piattaforme digitali e archivi digitali per gestire la documentazione, anche nell’ambito dei bandi di gare d’appalto, e così faranno anche le diverse aziende.

Ottenere un documento certificato digitalmente può essere oggi un vantaggio competitivo, mentre domani sarà la norma.

Da TuttoCauzioni.it ogni polizza è rilasciata tramite firma elettronica qualificata valida. Un vantaggio per velocizzare e semplificare i passaggi che comporta una gara d’appalto e anche un vantaggio per garantire una fideiussione autorevole e valida alle Stazioni Appaltanti. 

La polizza fideiussoria in firma digitale è anche conveniente: infatti TuttoCauzioni.it riesce a fornire alle aziende un servizio rapido e di qualità  per Appalti pubblici, aziende e private. La polizza viene online e firmata digitalmente per garantire un processo rapido di emissione e piena validità legale alla garanzia.

Richiedi subito un Preventivo per la nostra cauzione in FIRMA DIGITALE

È gratuito e senza impegno!




Per approfondire 

I riferimenti normativi: